Mithilfe der MDS-Analyse von TA Triumph-Adler bringt die Hotelkette 25hours ihre Druckerflotte auf den neuesten Stand, setzt auf MFPs und spart 30 Prozent Druckkosten. Es begann 2005 in Hamburg mit einem ersten Hotel. Heute betreibt die Hotelkette 25hours mehr als ein Dutzend Hotels, demnächst kommen Häuser in Florenz und Dubai hinzu. Gründer Christoph Hoffmann setzt auf entspannte Gastlichkeit und gestaltet jedes Haus individuell – in einem Detail allerdings zu individuell. Was an Druckern für die Hotels und für die Hamburger Zentrale angeschafft wurde, darauf hatte keiner ein Auge. So entwickelte sich eine heterogene Landschaft – mit unterschiedlichen Systemen verschiedener Anbieter, mit unterschiedlichen Laufzeiten und Kosten. „Wir konnten nicht überblicken, wie es in den einzelnen Häusern in Berlin, Frankfurt oder Wien überhaupt aussieht“, erzählt Dominic Papenheim, Project Manager Technology bei 25hours Hotels. Was er ebenso wenig überblicken konnte: wie groß das Optimierungspotenzial war. Das fand Papenheim erst heraus, als er TA Triumph-Adler mit einer MDS-Analyse beauftragte.
Bei einer
MDS-Analyse schaut man sich jedes Drucksystem an jedem Standort an. Gleichzeitig wird geprüft, wie stark der Bedarf für bestimmte Geräte ist und nicht zuletzt, ob sie die Arbeitsprozesse eher unterstützen oder hindern. Erstes Ergebnis der – übrigens kostenlosen! – MDS-Analyse: „Die Ist-Kosten waren viel zu hoch“, sagt Philipp Brusendorff, Vertriebsleiter bei TA Triumph-Adler. Brusendorffs Team erarbeitete ein Angebot für eine optimierte Druckerflotte mit weniger Geräten bei gleicher Funktionalität, kombiniert mit der webbasierten Schaltzentrale
TA Cockpit® und der Follow2Print-Lösung
aQrate. Damit wird die Übersicht ermöglicht, was wann wo ausgedruckt, kopiert, gescannt oder gefaxt wird. Nach einer Testphase fiel schnell die Entscheidung: TA Triumph-Adler erhielt den Zuschlag, die Druckerflotte von 25hours Hotels auf den neuesten Stand zu bringen.
Im ersten Schritt wurde die Zahl der 62 Drucker, Kopierer und Multifunktionsprinter reduziert. Jetzt gibt es nur noch 51
Multifunktionsprinter (MFPs), die nicht nur drucken, sondern auch kopieren, scannen und faxen – und für mehr Sicherheit sorgen. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können durch das Follow2Print-Prinzip von aQrate ihre Ausdrucke mit einem Pincode an allen Drucksystemen abholen“, sagt Dominic Papenheim. „Dadurch wird bei uns weniger gedruckt und für den Datenschutz ist auch gesorgt.“ Der Einsatz der neuen Geräte bringt darüber hinaus eine erhebliche Kostenreduktion mit sich: Um 30 Prozent haben sich die laufenden Druckkosten von 25hours Hotels reduziert. Mit TA Cockpit® erfolgt die Bestellung von Toner- und Verbrauchsmaterial jetzt automatisch, 25hours Hotels benötigt keinen Lagerbestand mehr und kann mit einem Blick den Status aller Geräte erfassen.
Was ihn so richtig begeistert habe, erzählt der Project Manager Technology von 25hours Hotels, sei die perfekte Umsetzung des Turnarounds gewesen. Innerhalb von einer Woche wurden ohne Probleme an allen Standorten die Systeme ausgetauscht. „Zum Service kann ich eigentlich gar nichts sagen – wir haben einfach kaum Störungen“, sagt Papenheim. „Die Produkte sind top, ich höre nur positives Feedback. So muss IT sein – einfach und gut.“
