Verträge müssen rechtssicher sein, also brauchen sie rechtsgültige Unterschriften. Deshalb mussten früher alle Vertragspartner auf Papierdokumenten unterschreiben. Das war häufig aufwendig, wenn diese Partner in verschiedenen Ecken des Landes oder sogar auf unterschiedlichen Kontinenten zu Hause waren. Dieses Problem löst die elektronische Unterschrift von DocuSign: Sie erlaubt es, Verträge digital bereitzustellen, sie per elektronischer Signatur gegenzeichnen zu lassen – problemlos jederzeit und von jedem Ort aus – und die Vereinbarungen zu archivieren. Diese Lösung können jetzt auch Kunden von TA Triumph-Adler nutzen. Wir arbeiten mit DocuSign, der mit mehr als einer Million Kunden und einer Milliarde Nutzern der Weltmarktführer für digitale Unterschriften ist, zusammen. Mit DocuSign eSignature können unsere Kunden ihre Arbeits-, Kauf- und Leasingverträge ebenso zeitsparend und einfach unterschreiben wie Abrechnungen oder Bestellungen. Oder was sonst eine rechtsgültige Unterschrift braucht.
Digital unterschreiben via DocuSign
DocuSign eSignature überzeugt durch
- minutenschnelles Abschließen von Vereinbarungen aller Art wie Kaufverträgen, Angeboten und Rechnungen
- leichte Implementierbarkeit und intuitive Nutzung
- persönliche Verifizierung von Ausweisdokumenten
- eine Integration in bereits genutzte Systeme und Tools wie SAP, Microsoft, Google und viele weitere
- wiederverwendbare Vorlagen sowie das Speichern von benutzerdefinierten Feldern und Empfängerrouting
- umfassende Datenanalyse des Verhaltens von Unterzeichnern dank des visuellen Dashboards von Signing Insights
Wer mit einer ECM-Lösung von TA Triumph-Adler arbeitet, kann Verträge direkt aus diesem ECM-System heraus versenden.
So funktioniert die elektronische Signatur
Das Procedere ist einfach. Der Vertrag wird als PDF beim Absender hochgeladen und die Signatur-, Text- und Datumsfelder werden an der gewünschten Stelle platziert. Wenn auf „Senden“ geklickt wird, verschickt DocuSign per E-Mail einen Link an den Empfänger, über den dieser auf das Dokument zugreifen kann. Einfache Anweisungen führen den Empfänger durch den Signaturprozess. Signieren und auf „fertigstellen“ klicken – und das signierte Dokument ist gespeichert.
Mit DocuSign eSignature bietet TA Triumph-Adler eine überzeugende, cloudbasierte Lösung für eine der Kernaufgaben im Digital Office. Verträge werden digital bereitgestellt, lassen sich jederzeit und von jedem Ort aus unterzeichnen – und anschließend archivieren.
Datenschutz und Datensicherheit
- DocuSign eSignature erfüllt höchste Sicherheitsstandards wie den US-amerikanischen ESIGN Act oder die EU-eIDAS-Verordnung und verwendet ausschließlich die stärksten verfügbaren Datenverschlüsselungstechnologien. Die Rechenzentren stehen in Frankfurt, Paris und Amsterdam.
- Hosting und Storage erfolgen komplett durch DocuSign.
- Es werden keine Drittanbieter (z.B. AWS) eingebunden.
- Zertifiziert nach ISO 27001, SOC 1 Type 2 und SOC 2 Type 2
Sämtliche Daten werden gemäß den DSGVO-Vorgaben verarbeitet.
Die ECM-Lösung von TA Triumph-Adler ermöglicht die gängigen Arten von elektronischen Signaturen. Dabei werden drei Stufen der elektronischen Unterschrift unterschieden:
- Einfache elektronische Signatur: Sie dient dazu, ein Dokument zu unterzeichnen. Wird genutzt für Transaktionen mit einem geringen rechtlichen Risiko – zum Beispiel für Anordnungen oder Reisekostenabrechnungen.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: Sie ist dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet und für Transaktionen mit einem mittleren rechtlichen Risiko geeignet – beispielsweise für Angebote oder Verträge.
- Qualifizierte elektronische Signatur: Diese entspricht einer persönlichen Unterschrift und bietet die höchste Beweiskraft bei digitalen Signaturen. Sie ist für Transaktionen geeignet, bei denen eine eigenhändige Unterschrift nötig ist – zum Beispiel bei Verbraucherkrediten oder Zeitarbeit.
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