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Digitale Dokumentenablage: Tschüss Papierberg!

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Die digitale Dokumentenverwaltung macht viele Arbeitsvorgänge einfacher und effizienter. Gerade kleinere Unternehmen profitieren dabei von den Möglichkeiten der Cloud-Nutzung.  Sind Sie auch mit jeder Menge guten Vorsätzen ins Jahr gestartet und fragen sich jetzt bereits wieder, ob die Umsetzung überhaupt gelingen kann? Ein beliebter Vorsatz lautet: Endlich Ordnung halten! Privat zu Hause – aber natürlich auch und gerade am Arbeitsplatz. Übersichtlichkeit statt Unsicherheit. Klare Strukturen statt wildes Durcheinander. Bei allem Schriftmaterial, mit dem Sie im Job täglich zu tun haben, immer genau wissen, wo sich was gerade befindet und wo es als Nächstes hin soll. Finden statt Suchen. Oder ganz konkret: Endlich die Umstellung schaffen vom althergebrachten „Paper-Office“ zum zeitgemäßen <a class="Hyperlink SCXW34642866 BCX9" href="https://www.triumph-adler.com/ta-de-de/talking-future/dokumentenmanagement" target="_blank" rel="noopener">digitalen Dokumentenmanagement.</a>  Wunschtraum oder doch ein realistischer Vorsatz? In immer mehr Unternehmen: Letzteres! Denn im Zuge der mittlerweile in sämtlichen Branchen voranschreitenden Digitalisierung gehören einst berüchtigte Szenarien aus dem Büroalltag mehr und mehr der Vergangenheit an. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die hinter Papierbergen voller angehefteter Merkzettel in übervollen Ablagen versinken oder stundenlang im Kellerarchiv Aktenordner nach Dokumenten vom vorletzten Jahr durchsuchen müssen, wird es schon sehr bald nicht mehr geben. Was in der produzierenden Industrie längst gang und gäbe ist – die teilweise oder vollständige Automatisierung von Routineabläufen –, hat inzwischen auch den typischen Office-Arbeitsplatz erreicht und ist auf dem Wege, ihn grundlegend zu verändern. Digitalisierung am Arbeitsplatz: Es geht voran Neue Standards entstehen. Digitale Workflows lösen die alten analogen Prozesse ab. Nicht alle auf einmal und nicht in allen Unternehmen und Branchen im selben Maße. Noch immer sind es zuerst die Großunternehmen und international agierenden Konzerne, die voll auf digitalisiertes Arbeiten setzen. Doch der Mittelstand holt gerade mächtig auf, wie aktuelle Zahlen deutlich machen, die der Branchenverband Bitkom in seinem neuesten <a class="Hyperlink SCXW34642866 BCX9" href="https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Bitkom-Digital-Office-Index-2022" target="_blank" rel="noopener">Digital Office Index</a> veröffentlicht hat. So nutzten 2022 bereits 76 Prozent aller befragten Unternehmen ECM-Lösungen zum digitalen Dokumentenmanagement, darunter auch zahlreiche kleinere Betriebe mit weniger als 100 Beschäftigten (Quelle: Bitkom Research 2022). Vor allem der Dienstleistungssektor zeigt sich hier als Vorreiter. Ein Grund für den Sinneswandel, nachdem jahrelang gerade in mittelständischen Unternehmen eher Skepsis gegenüber Digitalisierungsprozessen vorgeherrscht hatte: Die Softwarelösungen für die digitale Dokumentenablage werden immer besser. Und vor allem auch immer besser skalierbar, sodass man ein Dokumenten-Management-System heute problemlos zunächst in einzelnen Unternehmensbereichen testweise implementieren kann, um dann nach und nach weitere Abteilungen daran andocken zu lassen. Eine Digitalisierung in überschaubaren Schritten, die alle mitnimmt, anstelle eines „Rundumschlags“, der die Beschäftigten verunsichern könnte. Nicht zuletzt haben auch die Erfahrungen, die viele Firmen während der Corona-Pandemie mit Homeoffice und digitalen Collaboration Tools gemacht haben, dazu beigetragen, die Akzeptanz für digitale Workflows zu erhöhen. ➜Mehr über „Best Practices“ bei der Umstellung auf digitale Workflows haben wir hier für Sie zusammengestellt. Warum digitales Dokumentenmanagement das A und O für ein echtes Digital Office ist Ob Rechnungen prüfen und weiterleiten, Formulare unterschreiben, Verträge aufsetzen oder Bescheinigungen sortieren und archivieren – über alle Abteilungen und Hierarchieebenen hinweg haben wir im Büroalltag permanent mit Dokumenten zu tun. Was bis vor Kurzem noch jede Menge sprichwörtlichen „Papierkram“ bedeutet hat, lässt sich heute nahezu vollständig auf digitalem Wege bearbeiten. 53 Prozent der für den Bitkom Digital Office Index befragten Unternehmen gaben 2022 an, dass sie weniger Dokumente ausdrucken mussten als im Vorjahr (Quelle: Bitkom Research 2022). Die – am liebsten vollständige – Digitalisierung des Papiereingangs steht auch für viele Firmen ganz oben auf der Liste der Wunscheffekte durch eine vermehrt digitale Dokumentenablage. Schließlich lassen sich so wertvolle Ressourcen einsparen: Von der Arbeitszeit, die nicht mehr fürs Drucken draufgeht, über die Reduktion der – aufgrund der schwierigen Lage auf dem internationalen Papiermarkt zuletzt deutlich gestiegenen – Kosten bis hin zu einem aktiven Beitrag für mehr Nachhaltigkeit durch den Umstieg aufs „Paperless Office“ reicht die Palette der offensichtlichen Vorteile. Infografik: Unternehmen drucken immer weniger Dokumente aus

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